Brukes epost fordi det er enkelt?

Sende epost eller ikke sende epost?

Mange foretrekker epost som kommunikasjonsform. Min opplevelse er at andre metoder kan være mye mer effektive.

Et personlig forhold til epost

Jeg husker den første epost-adressen min, det var en Hotmail-adresse. Jeg husker ikke nøyaktig hva adressen var, men jeg husker at det var en Hotmail-adresse. Noen år senere fikk jeg en Yahoo-adresse, haakon_stillingen{at}yahoo.no. Jeg husker at jeg valgte det første forslaget til adresse som ble foreslått av Yahoo, å ha understrek mellom haakon og stillingen. Personer med navnet Håkon hadde og har et lite problem med den norske bokstaven å. Jeg ble plutselig den danske versjonen Haakon, jeg husker at jeg vurderte å bytte navn til Haakon en gang, men det ble ikke noe av. Kanskje like greit. I disse dager støttes norske karakterer i url-er, men det blir litt lokalt. Hvem utenfor Skandinavia kan taste inn for eksempel url-en håkonstillingen.no?

skjermbilde av dialog på facebook om å bytte navn for å unngå norsk bokstaver 600x251 Sende epost eller ikke sende epost?

Epost som kommunikasjonsmiddel

Epost har utviklet seg til å bli et kommunikasjonsmiddel som alle bruker og kan bruke. Min far på nå 70 år er komfortabel med å skrive epost. Skal man bruke epost, eller mail? Det engelske ordet mail betyr post på norsk, så det er ikke veldig presist å bruke ordet mail. Da må man i det minste bruke email. Jeg blander litt, men kommer til å bruke epost fra og med nå merker jeg. Det er mange som bruker epost til nesten alt.  Veldig mange ganger når jeg ringer eller snakker med mennesker, får jeg spørsmålet; «kan ikke du sende meg en epost på det?». Klart jeg kan! – tenker jeg. Jeg husker en tidligere kollega av meg ironiserte over den samme frasen, da jeg hadde sagt noe som opprørte han. Hvorfor er vi så avhengige av epost?

Historien til epost

Epost slik vi kjenner det i dag ble først implementert av en amerikansk programmerer som heter Ray Samuel Tomlinson. Tomlinson jobbet med implementering av epost-system på ARPANET, som er forgjengeren til Internet slik som det fremstår i dag. Tidligere kunne elektroniske meldinger kun sendes til andre som brukte samme datamaskin. For å komme forbi dette, kom Tomlinson opp med bruk av symbolet @ for å skille brukere fra den enkelte maskin, noe som har blitt brukt i epost-adresser siden da.

Automatisk varsling og bruk av epost som dokumentasjon

Jeg har personlig epost, og epost på jobben. Jeg får i begge tilfeller automatisk varsel når en ny epost-melding ankommer. I tillegg får jeg automatisk varsel av applikasjonene på smarttelefon min. Det blir mange automatiske varsler per dag. For ikke å glemme at jeg får automatisk varsler fra applikasjoner på laptopen min. Det er ikke ett grensesnitt jeg jobber med til daglig som ikke forteller meg viktigheten av at jeg skal ta affære – enten lese noe eller skrive noe. Jeg skal alt annet enn å snakke med noen.

Så oppfatter jeg at det er mange fordeler med epost, tilsynelatende. Det blir en slags tidslinje som jeg kan følge. Jeg bruker den tidslinjen av og til når jeg alt for sent skal registrere timer for det arbeidet jeg har gjort. Alle konsulenter har et forhold til å registrere timer. Hvis jeg ikke fører timer rett etter, eller som et minimum samme dag som jeg har gjort arbeidet, hender det at jeg må bruke litt tid på å finne ut av hva jeg brukte tiden til. Litt ironisk egentlig.

Andre typiske sitater i tillegg til «kan ikke du sende meg en epost på det?» er for eksempel; «Du sendte meg en epost på det her om dagen, gjorde du ikke? Jeg sjekker den jeg …». Epost blir en slags form for dokumentasjon. Problemet er bare at man bruker så mye tid på å opparbeide denne dokumentasjonen.

Eksempel og lærdom ved bruk av epost på jobb

I forrige uke gjorde jeg en erfaring om hvordan epost brukes til kommunikasjon, som setter lys på tiden det tar å kommunisere med epost. Akkurat nå leder jeg et prosjekt, det er fire personer inklusiv meg. Alle prosjektmedarbeiderne deltar også i andre prosjektet, så vi har planlagt med arbeid på faste dager i uken med ønske om å ha best mulig effektivitet. En av prosjektmedarbeiderne tar initiativ til å flytte en av prosjektets faste dager, siden denne dagen neste uke faller på en helligdag – det er mai måned. Jeg blir varm om prosjektlederhjertet og gir vedkommende high five, og sier; «Veldig bra!» Jeg tenker at jeg må vise at jeg verdsetter initiativet, og glemmer å reflektere over at; det å sette forslaget i live er min oppgave – jeg satte så umåtelig pris på initiativet. Prosjektmedarbeideren og jeg blir enig om å snakke med prosjektlederen for det andre prosjektet som prosjektmedarbeideren deltar på. Prosjektmedarbeideren tar ansvaret for å gjøre det, ikke jeg. Av forskjellige grunner snakker ikke prosjektmedarbeideren med «den andre prosjektlederen», så vi ender opp med følgende prosess;

  1. Prosjektmedarbeideren sender først meg en epost og forteller at vedkommende ikke har rukket å sende epost til  «den andre prosjektlederen», og at det er et internt arrangement samme uke som vedkommende ønsker å delta på.
  2. Uten å ha lest eposten fra prosjektmedarbeideren, treffer jeg vedkommende i døra på vei hjem og får forklart det samme muntlig. Jeg oppfordrer igjen til å snakke med «den andre prosjektlederen».
  3. Prosjektemedarbeideren ringer og snakker med «den andre prosjektlederen», og spør om det er mulig å bytte arbeidsdager neste uke.
  4. «Den andre prosjektlederen» sender meg, prosjektmedarbeideren og min prosjekteier en epost om emnet, og på en høflig måte forklarer at dette blir vrient.
  5. Min prosjekteier sender meg en epost, og spør meg om han kan hjelpe til. Jeg sender epost tilbake å sier at jeg ikke trenger hjelp, jeg håndterer dette selv.
  6. Jeg rådfører meg med min avdelingsleder, og prosjektmedarbeiderens avdelingsleder for å ta temperaturen på hvordan jeg i praksis bør utøve prioritering av kundeprosjekter fremfor viktige, men like vel, interne arrangementer
  7. Jeg bruker tid på å forberede tilbakemelding til prosjektmedarbeideren. Jeg tenker tilbake på kurset jeg deltok på om tilbakemeldinger.
  8. Etter beste evne prøver jeg på en pedagogisk måte å forklare prosjektmedarbeideren kompleksiteten denne prosessen har fått, samt at det kanskje ikke blir mulig å prioritere den interne aktiviteten, selv om jeg vet hvor viktig det er. Jeg informerer om at jeg avklarer med «den andre prosjektlederen».

Jeg har åpenbart ikke gjort jobben min da jeg ikke tok ansvaret for å utføre prosjektmedarbeiderens forslag, det initiativet som jeg satt så pris på. Samlet sett har flytting av en prosjektdag på åtte timer involvert seks personer, og antagelig tatt et sted mellom to og tre timer å koordinere. Så jeg fortsetter ikke dialogen på epost, men jeg snakker ansikt til ansikt med «den andre prosjektlederen» og vi to får løst floka på fem minutter. Tilsammen blir dette 10 minutter, og ikke mellom to og tre timer og seks personer.

Hva har jeg lært at dette eksempelet?

  1. Det finnes mange måter å tolke initiativer på, tenk igjennom hvordan få mest ut av hvert enkelt initiativ.
  2. Favn om den enkeltes sterke side. Bruk det jeg har lært om Reflected Best Self
  3. Å kommunisere på epost tar unødvendig tid. Kommuniser muntlig, og dokumenter skriftlig ved behov.

Hva er dine erfaringer med å bruke epost? Del dem gjerne i kommentarfeltet nedenfor!

Artikler brukt til inspirasjon i denne bloggposten

Link til artikkel om epost på engelsk Wikipedia

Link til artikkel om Ray Tomlinson på engelsk Wikipedia

Link til artikkel «Is Email a Curse or a Boon?» på GIGAOM

Link til artikkel «Why We Never Talk Anymore» på GIGAOM

Link til opprinnelig bilde brukt som fremhevet bilde i denne blogposten – Strange Conditions av Josh McGinn på Flickr (cc)

Publisert