Fire forutsetninger for endring

I en tid hvor endringstakt og omstillingsevne stadig blir utfordret, er ledelse av endringsprosesser en krevende og viktig oppgave. I denne posten vil jeg dele noen refleksjoner basert på min erfaring med endringsledelse (change management), og fokusere på hva som skal til for deg som leder for å sikre et godt fundament for endringene du skal gjennom.

Endring er, som mange av oss har erfart, krevende på det personlige plan (tenk for eksempel nyttårsforsett). Det er ikke enklere på det organisatoriske plan (tenk småkonger og siloer). Og blir skikkelig komplisert når du beveger deg på et bransjenivå (tenk: hvem eier egentlig kunden). For ikke å snakke om utfordringene som ligger i å skape innovasjon på landsbasis (tenk: ny regjering, nye løsninger)!

Hver og en av oss opplever mange og stadige (ikke alltid ønskede) endringer i eget liv. Mange av oss skulle gjerne sittet i førersetet for selv å kunne skape de endringene som ville bringe oss nærmere våre personlige mål.  Uansett hvor målrettet vi lever, må vi ta høyde for uforutsigbarhet, konkurranse fra medmennesker og andre eksterne faktorer utenfor vår kontroll. Mange av oss  fortsetter å prøve (og feile)– fortsetter å sikte på mål – selv om kanskje både ambisjon og muligheter til å lykkes forandrer seg underveis.

Som leder av en stor eller mellomstor virksomhet, opplever du kanskje daglig elementer av endring – enten det er gjennom nye forretningskrav, IT-løsninger eller organisasjonsmodeller. Du har rimelig sikkert kjent på både egen og andres motstand mot endring – og usikkerhet omkring hvordan endringsarbeidet skal ledes for å realiseres i henhold til behov, ønsker eller mandat. ”Folk flest er mer komfortable med gamle problemer enn med nye løsninger” (Charles Brower).

Endringledelse er en lederdisiplin som ofte undervurderes. Jeg ønsker å dele noen refleksjoner knyttet til 4 områder jeg har erfart er noen av de viktigste når man skal sikre et godt utgangspunkt for endringsarbeidet. Det er en forutsetning å starte riktig for å evne og skape varig og bærekraftig endring.

  1. Problemforståelse – hvilket problem vil du løse for hvem
  2. Målbilde – visjon for fremtidig situasjon
  3. Ambisjon – avklar ambisjon tidlig
  4. Mandat – sikre deg et mandat

1. Problemforståelse

For å skape endring behøver du en grunnleggende forståelse for hvilket problem du vil løse, og ikke minst hvem sitt problem. Forståelse for hvilke problemer eller utfordringer som skal løses må skapes og forankres hos sentrale interessenter, både hos de som sitter på pengesekken – og blant de endringen vil berøre (målgrupper/kunder/brukere).

Det er mange måter å utvide problemforståelsen på. Eksempler på teknikker er kundeinnsikt (kvalitativ og kvantitativ), konkurrentanalyser, best practice med mer. Det viktigste er uansett å søke og forstå de som kjenner problemene best (for eksempel kunder og brukere). De som kjenner problemene godt sitter gjerne nært nok til å belyse problemene fra utsiden. Som organisasjon eller ansatte blir man fort ”blind” for egne feil – fordi kjennskapen og kunnskapen om egne produkter og tjenester er så høy. Det er i møte mellom virksomhet og kunder at utfordringene ligger.

Et annet viktig aspekt er hvis utfordringen blir definert for snevert, blir løsningspotensialet (innovasjonpotensialet) redusert. Store problemer er plagsomt. Store utfordringer er spennende. Derfor liker vi å snakke om utfordringer. Det er viktig med helhetsforståelse og riktig problemdefinisjon.

2. Målbilde

Når et problem eller en utfordring er definert, er du også i stand til å definere et mål.

Et målbilde kan forstås som et bilde eller en beskrivelse av alle relevante målformuleringer knyttet til å løse de utfordringer som er identifisert. Målbildet kan for eksempel ha i seg visjon, misjon og hovedmål for den endring du ønsker å skape.

Hvis det du ønsker å oppnå er en forenkling eller verdiøkning for brukere eller kunder, er det ikke usannsynlig at dette også vil gi din virksomhet en verdi tilbake. Å definere noen KPI-er kan være med å konkretisere målbildet. Og dermed også legitimere endringsarbeidet for de som skal gi sin aksept og tilslutning. For å beskrive målbildet eller løsningen du ser for deg, behøver du både forretningsforståelse, kundeinnsikt og teknologiforståelse. For å levere gode løsninger (eller kundeopplevelser om du vil), må du bringe sammen denne kompetansen og forløse en skapertrang.  Endring kan ikke dikteres eller styres – den må skapes!

3. Ambisjon

Har du små eller store ambisjoner? Er fokuset ”quick wins”, forbedringer, ekspansjon eller kanskje innovasjon?

I noen situasjoner er problemet komplekst, mens ambisjonen er liten. Da får man ikke gjort all verdens endring. Mens en uttalt høy ambisjon om for eksempel å bli ”best i klassen” – eller kanskje enda større ”definere en ny klasse” kan utløse dramatisk endring, forutsatt at ambisjonen og endringsstrategien er realistisk. Uansett er det kritisk viktig for endringsarbeidet og endringslederen å avklare ambisjonen tidlig. Noen ganger er ambisjon synonymt med penger og andre innsatsfaktorer. Andre ganger er ambisjonen urealistisk høy i forhold  til mulighetene en endringsleder blir gitt for å lykkes (eller forholdet mellom prosesser, ressurser og verdier, slik Clayton M. Christensen beskriver det i ”Meeting the Challenge of Disruptive Change”).

”A great strategy, in short, is not a dream or a lofty idea, but rather the bridge between the economics of a market, the ideas at the core of a business, and action. To be sound, that bridge must rest on a foundation of clarity and realism, and it also needs a real operating sensibility.” Cynthia Montgomery

4. Mandat

Dersom problemforståelse, målbilde og ambisjon er tydelig, men du mangler et tydelig mandat, kommer du ingen vei. Skal du som endringsleder lykkes, du sikre deg et mandat. Du må ha lov, penger og andre ressurser, sponsorer og en stor heiagjeng!

Ditt mandat bør inneholde en problembeskrivelse og en problemforståelse, en klar ambisjon og et tydelig målbilde. Sammen med et tydelig mandat skrevet til deg som skal ha ansvaret for å skape og realisere endringen. Og alt dette må forankres i de rette fora. Det vil si at alle berørte parter har samme problemforståelse og ambisjon – og deler de mål som målbildet oppsummerer. Samt at de samme menneskene har tillit til den som får mandatet – enten det er en prosjektleder eller endringsleder!

Hva skal til for å etablere skapertrangen og entusiasmen omkring din ambisjon – og ditt målbilde? Setter du deg et mål om å løpe maraton, må du være tålmodig, trene ofte, ikke la deg knekke av litt smerte underveis, holde fokuset på målet og disponere kreftene smart. Selvdisiplin er faktisk enklere enn organisatorisk disiplin. Selv om selvdisiplin for mange av oss er vanskelig nok, [red anm.] For noen hjelper det med en personlig trener. For virksomheter kan det hjelpe å engasjere en endringsleder.

Oppsummering

I dette innlegget har jeg skrevet om hvordan endringsarbeid kan være krevende. Og at endring er relativt lite matnyttig om du ikke har en god problemforståelse, et fornuftig mandat og et eierskap bak mandatet. Når mandatet er på plass kan reisen begynne. Endring tar tid og krever utholdenhet og målfokus. Ofte ser vi at visjoner forblir bare visjoner – og at endringsiveren avtar underveis i løpet. I neste innlegg vil jeg ta for meg andre viktige områder knyttet til selve endringsreisen.

Publisert