memory_cards

Den som leter skal finne

Men det kan fort ta tid! Antagelig bruker du en anselig del av arbeidsdagen på å søke etter informasjon og dokumenter.

Hvor ofte sitter du og skriver på et dokument med en følelse at en-eller-annen-av-kollegene-mine har jobbet med det samme før? Og hvor mange steder lagrer du informasjon som du bruker i ditt arbeid? Og hvor leter du etter dokumenter du vet du har lagret ett eller annet sted?

Jeg så nærmere på dette da jeg nylig holdt foredrag om den (in)effektive arbeidshverdagen. Mine egne vaner viser at jeg jevnlig bruker mellom 15 og 20 digitale verktøy for å lagre, dele og finne informasjon. Jeg er innom alt fra mailen, prosjektområder, servere, Dropbox, Evernote, sosiale kanaler, chat og så videre. I tillegg til en håndfull med fysiske verktøy som notatbøker og post-its (antakeligvis fordi jeg ikke gidder å lete etter hvilket digitalt verktøy jeg skal lagre det i). Det er i alle fall godt å vite at vi i Making Waves jobber med et internt samhandlingsprosjekt der et av målene er å gjøre det enklere å finne igjen tidligere produsert informasjon.

Et raskt søk på temaet ga meg svaret på at jeg ikke er alene:

  • Accenture har estimert at mellom 15 og 35 prosent av kunnskapsarbeideres tid går med til å søke etter informasjon.
  • Våre kolleger i IntelliSearch har sjekket med sine kunder, og estimert at de i gjennomsnitt bruker mellom en halvtime og en time hver dag på leting etter informasjon.
  • Hele 90 prosent av tiden vi kunnskapsarbeidere bruker til å skrive dokumenter, brukes til å gjenskape informasjon som allerede finnes!

Er du arbeidsgiver bør du ta dette seriøst. La oss leke litt med tall. Gitt at en norsk arbeidstaker i snitt jobber 1750 timer i året og for enkelhets skyld sier vi at kostnaden for en arbeidstaker er 500 kroner timen. Bruker denne arbeideren 15 prosent av tiden sin til å lete etter informasjon, koster dette bedriften 131.250 kroner i året. I en bedrift med 100 ansatte koster dermed all denne informasjonsletingen over 13 millioner i året! Svimlende tall? Ja!! Reelt? Ikke umulig det …

Nå er det selvsagt ikke sagt at alle søk er bortkastet tid, og ofte er det også en del av prosessen – spesielt for oss kunnskapsarbeidere. Men det finnes verktøy som gjør at søkeprosessene kan være mye mer effektive enn de fleste er i dag. Det vil hjelpe både for dem som passer på pengene, og ikke minst for medarbeidertilfredsheten.  Jeg tror i alle fall at jeg hadde vært mer fornøyd om jeg slapp å lete meg gjennom flere verktøy og systemer mens jeg tenker ”hvor var det nå vi lagret det der igjen …?”

Men min oppfordring blir likevel: ta en titt på de verktøy som finnes, og som kan gjøre hverdagen betydelig enklere. Det er en grunn til at jeg personlig har blitt så glad i Evernote (til tross for helgens sikkerhetsbrist). Med enkel tilgang til mine dokumenter, fra alle enheter, med gode søkemuligheter og automatisk synkronisering – kan ikke de andre arbeidsverktøyene være sånn også?

Dette blogginnlegget er basert på deler av Making Waves og IntelliSearch frokostseminar om søk 6 mars 2013.

Foto: My Little Germany

Publisert