Breaking news: Intranettet løser ikke alt (alene)

Brukernes vaner forsvinner nemlig ikke med nye samhandlingsløsninger.

«Bare SharePoint-portalen lanseres, så kommer ingen til å sende dokumenter som vedlegg …»

«Bare vi får det nye intranettet på plass, så skal vi slutte med e-mail …»

Lyder det kjent?  Antakelig er svaret ja. Hvis jeg derimot spør deg om du tror at det nye systemet ditt virkelig kommer til å endre folks oppførsel, så håper jeg at du svarer nei. Eller, i det minste: Bare delvis. For intranettet er bare en del av bildet.

Poenget har blitt tydelig for oss gjennom flere ulike prosjekter, og ble nylig satt på spissen i en bedrift der vi gjør et SharePoint-løft. Hittil har kun enkelte avdelinger hatt SharePoint og samhandlingsrom. Nå skal alle få det, for å unngå at dokumenter sendes med e-post. Som del av innsiktsfasen, spurte vi de eksisterende SharePoint-brukerne hvordan de deler dokumenter. 68 % av respondentene svarte ’e-post’.

Merk: 68% av de som har muligheten til å dele dokumentet via SharePoint, svarte at de fortsatt sender vedlegg!

Når vi ba om årsaker, fant vi blant annet: ’Vet ikke om mottaker besøker SharePoint-portalen’, ’Er ikke vant til å bruke systemet’, ’Vet det finnes, men har ikke fått opplæring’, og ’E-post er fortsatt enklest for meg’.

Undersøkelsen ble en øye-åpner for oss, og vi har senere hatt en diskusjon rundt samhandlingsløsninger og  kulturelle/organisatoriske endringer. I det aktuelle prosjektet inkluderer jobben vår nå tiltak for å vende gamle vaner. Vi diskuterer ikke ’bare’ design og teknologi, men opplæring, intern promotering, nye arbeidsprosesser og ulike bruksincentiver. På mange måter ligger dette utenfor vårt oppdrag med å levere samhandlingssystemet. Men samtidig ikke. For har vi gjort en god jobb, hvis vi ikke har påpekt alle ting som må på plass for å sikre at løsningen faktisk bidrar til måloppnåelse?

Å ta i denne type utfordringer kan være tungt. Men i arbeidet med intranett og samhandlings-løsninger er det nødvendig. Sannheten er nemlig at et nytt intranett bare løser en del av problemet. Og det er en reell risiko for å mislykkes for dem som  bare ser på systemet og ikke tar grep om elementene rundt.

Så derfor: Ikke stol på teknologien alene. Sørg for å se hele bildet. På den måten unngår du at 68% av medarbeiderne dine fortsetter som før, etter at du har spandert millioner på et nytt samhandlingssystem.puslespill illu Breaking news: Intranettet løser ikke alt (alene)

 

 

 

Publisert